Jemnosti obchodní komunikace po telefonu

Umění obchodní komunikace je důležitým aspektem vyjednávání a po mnoho let neztrácí význam. Intenzita obchodní komunikace prostřednictvím telefonu se každým rokem zvyšuje. A s rozvojem mobilních komunikací se stává jedním z hlavních způsobů komunikace. Pro telefonické rozhovory je důležité znát detaily a pravidla obchodní komunikace.

Telefon v moderním světě hraje důležitou roli, protože s jeho pomocí komunikujeme s našimi příbuznými, přáteli, kolegy, manažery a obchodními partnery.

Během konverzace s určitým kruhem lidí tedy člověk aplikuje vhodný způsob komunikace a například se nikdy nezúčastní dialogu se svým šéfem, jako s blízkým přítelem. V této situaci se používá oficiálnější typ komunikace.

Obchodní etiketa by měla být používána také zaměstnanci, kteří provádějí průzkumy veřejného mínění, přijímají hovory od zákazníků nebo vyjednávají telefonicky. Často se jedná o úspěšné telefonní rozhovory, které jsou klíčem k dobrým obchodním vztahům. A dokonce i obraz společnosti může zcela záviset na schopnosti zaměstnanců vést inteligentní dialogy telefonicky.

V současné době je většina hovorů prováděna prostřednictvím mobilních zařízení. Pomocí tohoto komunikačního nástroje musíte dodržovat některá pravidla.

• Při obchodním jednání s klientem, v kině, na semináři vždy vypněte telefon nebo jej nastavte do režimu vibrací.
• Mobilní zařízení je více citlivé na zvuk než telefon na pevné lince. Proto v situaci, kdy je na veřejném místě nezbytné vést osobní rozhovor bez vnějšího zásahu, můžete jednoduše mluvit tiše a druhá osoba vás bude slyšet.

• Nedávejte příliš hlasité volání do telefonu. Může vyděsit ostatní.
• Pokuste se krátce promluvit. V přítomnosti třetích osob by konverzace neměla trvat déle než 30 sekund, jinak hrozí nebezpečí, že se člověk bude tvářit neslušně. V případě, že existují platné důvody pro telefonický rozhovor, např. Nemoc příbuzného nebo velká transakce, měli byste o této situaci informovat přítomné.
• Vyhněte se telefonickým rozhovorům během pracovního oběda. Pokud existuje naléhavá potřeba odpovědět na výzvu, pak byste měli opustit stůl a mluvit na méně přeplněném místě.

Pro efektivní práci společnosti jsou důležité etické standardy v komunikaci telefonicky. Kultura telefonních rozhovorů je zvláštním druhem obchodní komunikace. Znalost pravidel etikety pomůže posílit obchodní vazby a zvýšit ziskovost organizace.

• Je nutné přivítat osobu, se kterou bude telefonický rozhovor. Pro tento účel jsou nejvhodnější fráze týkající se denní doby („Dobré ráno“, „Dobré odpoledne“ nebo „Dobrý večer“).
• Během obchodního hovoru je důležité sledovat vlastní intonaci. Aby nedošlo k tomu, že by se rozhovor zúčastnil, musíte mluvit zdvořile a klidně, vyhnout se zbytečným emocím.

• Po pozdravu se doporučuje představit se a uvést své jméno, pozici a organizaci.
• Pokud zavoláte osobě, měli byste vždy objasnit, zda je pro něj vhodné mluvit v tuto chvíli.
• Podle etických norem musíte telefon vyzvednout po druhém nebo třetím volání.
• Během rozhovoru byste neměli kouřit, jíst jídlo ani nápoje.
• Pokud má volající zájem o jiného zaměstnance organizace, pak by měl být rozhovor přesměrován na něj nebo zapnout funkci čekání.
• V situaci, kdy máte špatné číslo, je třeba se bez zbytečných otázek omluvit, abyste se rozloučil a okamžitě se rozloučil.
• Nikdy neříkejte brzy ráno, během polední přestávky nebo před koncem pracovního dne.
• Tajemník nebo asistent může místo manažera volat nebo přijímat hovory.

• Osobní číslo partnera nebo klienta můžete volat pouze v případě, že vám dal své kontakty. Ale o víkendech a svátcích jsou tato volání zakázána.
• Existují případy, kdy je konverzace přerušena z důvodu špatné komunikace. V této situaci musí ten, kdo nejprve zavolal, zavolat zpět.
• Nepokračujte v konverzaci. Dlouhá konverzace může nést partnera a způsobit zášť. Je-li komunikace zpožděna a účel konverzace není dosažen, může klient na další den zavolat nebo uspořádat osobní schůzku.
• Po skončení rozhovoru se doporučuje poděkovat rozhovoru a zdvořile se s ním rozloučit, poté, co se ho zeptal, jestli má nějaké otázky. Tato jednoduchá akce povede k dokončení konverzace a podpoří další spolupráci.

Telefonický rozhovor by měl pečlivě připravovat a provádět řadu konkrétních akcí. Podívejme se podrobněji na hlavní body.

• Účastník by měl být volán pouze po vypracování jasného konverzačního plánu. Chcete-li vyloučit drobné detaily, můžete vytvořit grafický nebo schematický obrys.
• Zapište si důležité otázky, které potřebujete pamatovat během vyjednávacího procesu.
• Připravit dokumenty, které mohou být potřebné v procesu komunikace (korespondence, zprávy, smlouvy).

• Před zavoláním si s přednášejícím předem ověřte vhodnou lhůtu pro volání.
• Chcete-li zaznamenané informace zaznamenat, připravte si zápisník nebo diář.
• Zjistěte si obecný seznam lidí, kteří se budou účastnit konverzace a kontaktovat je jménem a patronymic.
• Než vytočíte číslo, zkuste se naladit pozitivním způsobem, pak by váš emocionální stav měl samozřejmě způsobit umístění účastníka.
• Při telefonickém rozhovoru zvažte bezpečnost komunikace v kanceláři, protože cenné informace se mohou dostat do rukou konkurence.

Tam jsou také body, které by měly být vyloučeny a nejsou povoleny v nadcházející telefonní hovor.

• Není třeba diskutovat o obchodních záležitostech s neznámou nebo náhodnou osobou. Je lepší naplánovat osobní schůzku.
• Nedoporučuje se vyžadovat rozhodnutí od osoby, která nemá pravomoc tak činit nebo se domnívá jinak. V telefonu může udělit souhlas, i když bude oponentem tohoto rozhodnutí.
• Není nutné hlasové požadavky, pokud není jisté, zda se s vámi dohodne a chce vám pomoci.

Úloha telefonu v obchodní komunikaci je dvojí. Velmi často odvádí pozornost od urgentních úkolů prováděných během dne, ale zároveň urychluje řešení mnoha úkolů. Proto je nutné naučit se principy telefonických rozhovorů, které přispívají k jeho efektivnějšímu využití.

Je velmi důležité mít k dispozici obchodní komunikační techniku ​​pro zaměstnance, jejichž specifická práce je v telefonních rozhovorech s potenciálními zákazníky. Mnoho společností se snaží navázat kontakt s volajícím z prvních slov, aby se z něj stal skutečný zákazník.

Firmy soutěží pomocí různých způsobů, jak přilákat zákazníky. Důležitou etapou podpory služeb je telefonický prodej, a proto musí manažeři vést dialog se zákazníky správně a taktně, jinak budou ziskové smlouvy směřovat na konkurenty.

Níže uvedené tipy vám pomohou dosáhnout úspěchu v obchodní komunikaci po telefonu.

• Doporučuje se volat na osobu, která vám poskytla užitečnou službu. Slova poděkování jsou velmi důležitá pro budoucí spolupráci.
• Při chatování se vždy usmívejte. Váš úsměv a optimismus jistě pocítí účastníka.
• V procesu vyjednávání se pokuste předpovědět průběh myšlenek partnera.
• Nikdy nevyjádřte rouhavost nebo hovorový jazyk. To je v rozporu s kulturou komunikace.
• Používejte výrazy a výrazy, kterým bude volající rozumět.
• Nezakrývejte sluchátko, když mluvíte s kýmkoli. Tak nerespektuje účastníka.
• Vysvětlete svou pozici sebejistě a přesně, protože přesnost je zdvořilost králů.

• Jednání jsou důležitá k rychlému jednání, zodpovězení dotazů bez prodlení a složitých vět. Pauza může být odůvodněna pouze v případě, kdy je odborník zaneprázdněn hledáním dokumentace potřebné pro jednání. Pokud byla pauza zpožděna, má osoba plné právo přerušit komunikaci.
• Ve chvílích telefonické, reálné nebo virtuální komunikace musíte být nesmírně zdvořilí. Křičet a mluvit zvýšeným hlasem jsou považovány za porušení etiky.
• Rozlučte se s rozhovorem správně, protože dovedné dokončení konverzace není o nic méně důležité než hlavní část dialogu. Můžete dát příležitost druhé osobě, aby se zavěsila jako první. Tím ukončíte konverzaci na přátelské vlně.

Samozřejmě pro úspěšnou komunikaci po telefonu musíte mít dobrou dikci. Chcete-li, aby váš projev byl výrazný a váš hlas příjemný, využijte lekce z následujícího videa.